Gemeente Bodegraven-Reeuwijk digitaliseert werkprocessen rondom ‘griffie’  

Wilt u deze casestudy later nog eens nalezen?

De griffie als informatiemakelaar: Een kwestie van slim automatiseren.

Hans Rijs

(griffier)

marieke trieling

Middenin de hectische Randstad, gevestigd in het Groene Hart ligt de Gemeente Bodegraven-Reeuwijk. De fusiegemeente met zo’n 34.000 inwoners, bestaat uit diverse landelijke woonkernen, waarbij Bodegraven met zo’n 17.000 inwoners het grootste aandeel heeft. Hans Rijs is sinds 2011 griffier van gemeente Bodegraven-Reeuwijk en daarnaast is hij Bestuurslid van de Vereniging van Griffiers. Rijs “ik ben graag aangehaakt bij diverse technologische ontwikkelingen, die een bijdrage kunnen leveren aan digitalisering van de werkprocessen rondom de griffie”.

Gemeente Bodegraven-Reeuwijk werkt ruim 10 jaar met Zaaksysteem Decos JOIN, waarin dossiers digitaal kunnen worden opgeslagen en sinds eind 2016 met Parlaeus. Parlaeus, een web-based oplossing voor democratische besluitvorming van leverancier DocWolves, waar ondersteuning van vergaderingen en raadsinformatie deel van uit maakt. Nadat een politieke beraadslaging heeft plaatsgevonden moet een beleidsstuk van een digitale handtekening worden voorzien, daar waar Ondertekenen.nl van Evidos om de hoek komt kijken. Door de processen zo maximaal mogelijk te automatiseren is het volgens griffier Hans Rijs veel beter mogelijk geworden om de grote stroom aan informatie, ook voor een relatief kleine griffie snel en efficiënt digitaal door de ambtelijke organisatie te leiden. 

camelot

Digitale transformatie is de basis voor efficiency in bedrijfsprocessen

Met DocWolves is Bodegraven-Reeuwijk eind 2016 het papierloos vergaderen traject aangegaan door middel van de introductie van Parlaeus. Volgens Hans Rijs kwam de échte toegevoegde waarde pas later. “Ik wilde al jaren een koppeling tussen het raadsinformatiesysteem en het zaaksysteem JOIN. DocWolves had met OurMeeting het private zusje van Parlaeus – en JOIN al een werkende koppeling, via het partnership met Doclogic. De uitgangspunten voor de bestaande koppeling hebben we gebruikt als vertrekpunt voor de gewenste koppeling met Parlaeus. Om beide applicaties zo efficiënt mogelijk in te zetten heeft Bodegraven-Reeuwijk begin 2018 de koppeling tussen Zaaksysteem JOIN en Raadsinformatie Systeem Parlaeus aangeschaft. Deze koppeling, ontwikkeld door integratiepartner Doclogic, faciliteert dat beleidsdossiers die digitaal in JOIN worden samengesteld, via een druk op de knop op de juiste plaats in Parlaeus terecht komen. 

Deze integrale werkwijze faciliteert niet alleen dat alle vergaderingen papierloos kunnen worden gehouden, maar tevens biedt de integratie met Parlaeus dat de resultaten van die vergaderingen worden verrijkt en in het kader van openbaarheid van bestuur via diverse multimediakanalen worden gepubliceerd.

“Tot voor kort moesten we ieder stuk printen, ondertekenen, scannen en uploaden. Die handmatige slag besparen we nu.”

Enorme tijdwinst via efficiënte werkwijze

“De beleidsambtenaar zet in JOIN de agendapunten en bijbehorende stukken. Het enige wat ik moet doen is de koppelknop van Doclogic gebruiken en het staat in het Raadsinfomatie Systeem (RIS). Voor de kwaliteitscontrole hoef ik alleen nog de verschillende agendapunten te verplaatsen naar de juiste vergadering. Voordat we deze ontwikkelingen hadden doorgevoerd was een beleidsmedewerker per vergadercyclus hier een volle dag mee bezig, terwijl mij dat nu vijf minuten kost. Zo komt er steeds meer kostbare tijd beschikbaar, voor de verdere ondersteuning van de raadsleden, en daar gaat het natuurlijk om,” aldus Rijs.

Samenwerking met Doclogic: korte communicatielijnen

De koppeling tussen JOIN en Parlaeus is ontwikkeld door integratiepartner Doclogic. Rijs: “Dit was de eerste keer dat Doclogic bij ons in beeld kwam. We zijn met Doclogic aan de slag gegaan om de koppeling tussen JOIN en Parlaeus te realiseren. We hebben onze wensen doorgegeven en mede door het snelle schakelen

met Doclogic is daar een koppeling uitgekomen die naar behoren functioneert. Snel schakelen is een belangrijk steekwoord in de samenwerking. De lijnen met Doclogic zijn kort waardoor onze wensen door de juiste personen werden uitgevoerd. Daarnaast bezit Doclogic kennis en expertise van zowel Parlaeus als JOIN, een krachtige combinatie, die geleid heeft tot optimale interactie tussen beide informatiebronnen. “Ik heb Doclogic leren kennen als een pragmatische no-nonsense zakenpartner, die ook zeer ontvankelijk bleek voor de door mij gewenste aanpassingen. Het was erg fijn schakelen en deze intensieve samenwerking heeft de interactie tussen de beide systemen geoptimaliseerd.” 

Tegenwoordig vergadert iedereen zonder papier, maar er zit tussen papierloos vergaderen en vergaderen zonder papier volgens Hans een aanzienlijk verschil: “Ik roep altijd wel vergaderen zonder papier is iets anders dan papierloos vergaderen. Want met een iPad kun je vergaderen zonder papier en gebruik je een gedigitaliseerde versie van een A4. Maar je werkproces van het traditionele vergaderen is exact hetzelfde, het enige verschil is dat je ze niet uitprint.

 

Fraai voorbeeld van doorvoeren technologische vernieuwing

In september 2018 heeft Bodegraven-Reeuwijk ook de digitale handtekening geïntroduceerd bij het digitaal ondertekenen van de raadsbesluiten. Wederom een fraai voorbeeld van de samenwerking van Doclogic met Evidos, leverancier van een digitaal gekwalificeerde handtekening via de tekenservice Ondertekenen.nl en DocWolves die geleid heeft tot een API tekenportaal.

“Nadat een politiek besluit is genomen en een stuk klaar is voor ondertekening vink ik dat in Parlaeus aan. Daarna word ik automatisch doorgeleid naar de tekenservice van Ondertekenen.nl, waar ik de bescheiden via een gekwalificeerde handtekening bekrachtig. Daartoe is eerst een certificaat opgehaald bij Quovadis dat de authenticiteit waarborgt. Vervolgens komt het digitaal ondertekende stuk automatisch terug in Parlaeus en is het ondertekenen afgerond.

Deze gekwalificeerde digitale handtekening heeft conform het Burgerlijk Wetboek dezelfde juridische zeggingskracht als de papieren variant en vervangt daarmee de klassieke ‘natte handtekening’. “Tot voor kort moesten we ieder stuk printen, ondertekenen, scannen en uploaden. Die handmatige slag besparen we nu. Het realtime kunnen uitwisselen van data is volgens Rijs een van de belangrijkste redenen voor het succes van de steeds verdergaande digitale transformatie. Data is de brandstof voor innovatie en digitale transformatie, het grote voordeel is slagvaardigheid de daarbij behorende tijdswinst, wat leidt tot minder kans op fouten,” aldus griffier Hans Rijs.

Decos join

Lang gekoesterde wens

De Gemeente Bodegraven Reeuwijk loopt als relatief kleine gemeente voorop als het aankomt op automatisering en digitalisering van raadsvergaderingen, met Rijs als enthousiaste en kundige aanjager. “Wij krijgen ook veel collega gemeentes en provincies over de vloer om ideeën op te doen en ervaringen rondom technologische vernieuwingen rondom de digitalisering van raadsvergaderingen uit te wisselen. Niet alleen collega’s uit het vakgebied komen langs, ook leveranciers nemen hun klanten graag mee om te kijken hoe het er hier in de praktijk aan toegaat.

De cirkel is voor Hans Rijs bijna rond. “Het enige waar we nu nog mee bezig zijn en inmiddels in de afrondende fase zijn beland, is de koppeling van het RIS-gedeelte van Parlaeus terug naar het Zaaksysteem JOIN. In een raadsvergadering hebben we moties, amendementen en stemmingsuitslagen die allemaal relevant zijn voor een vergadering. Ik wil zo’n vergadering ook graag op de juiste wijze als integraal digitaal dossier archiveren, zodat altijd te herleiden valt hoe de voorafgaande besluitvorming tot stand is gekomen.

Deze laatste stap maakt de cirkel rond, maar er zullen in de nabije toekomst ongetwijfeld weer nieuwe ideeën ontstaan hoe we het proces rondom de politieke en bestuurlijke nog verder kunnen optimaliseren” en dan is het fijn dat je met partijen samenwerkt die hiervoor ontvankelijk zijn, besluit Rijs.

Start vandaag nog en laat al uw documenten voortaan digitaal ondertekenen.
Probeer het gratis!

Share This