Verbeter uw online dienstverlening met een digitale handtekening en eenvoudig inloggen!

Demonstratie

Bron: Kinderopvangtotaal.nl

Een kinderopvangorganisatie is erbij gebaat dat bijvoorbeeld het contract voor de plaatsing van een nieuw kind of de afname van een extra dag zo snel mogelijk ondertekend wordt teruggestuurd. Iedere dag dat een beschikbare plaats onopgevuld blijft, kost immers geld. ‘Je wilt zo snel mogelijk antwoord hebben van de ouders’, aldus directeur Michiel Cornelissen van Flexkids. ‘De mogelijkheid om documenten digitaal te laten ondertekenen, gaat daar zeker bij helpen.’ Kick Willemse: ‘Met www.ondertekenen.nl, de online ondertekendienst van Evidos, kan iedereen binnen de kinderopvang aan de slag met de digitale handtekening, direct via ons portaal of via een integratie met de kinderopvangsoftware’.

Mede door de uitgebreide wet- en regelgeving wordt een kinderopvangorganisatie al snel geconfronteerd met complexe informatiestromen. ‘Een professioneel gastouderbureau, kinderdagverblijf of peuterspeelzaal kan tegenwoordig eigenlijk niet meer zonder een geautomatiseerd bedrijfsproces’, zo is dan ook de conclusie van Michiel Cornelissen, directeur van Flexkids. Flexkids is begin jaren negentig gestart als leverancier van een ‘tooltje’ voor het beheren van wachtlijsten in de kinderopvang. Dit tooltje is uitgegroeid tot een compleet managementinformatiesysteem dat in gebruik is bij zo’n tweehonderd kinderopvangorganisaties, van groot tot klein. ‘Onze software kan worden ingezet voor de kindplanning, contractregistratie, facturering en de personeelsplanning’, legt Cornelissen uit. ‘Daaromheen bieden we bijvoorbeeld een ouder-app en portalen voor ouders, personeel en managers in de lijn. Een ouder kan via zo’n portaal contracten en facturen inzien, vragen stellen, extra producten afnemen of juist opzeggen.

Digitaal ondertekenen

Het bedrijf uit Haarlem heeft daarmee het bedrijfsproces binnen de kinderopvang niet alleen geautomatiseerd, maar de communicatie voor een belangrijk deel ook gedigitaliseerd. Het ondertekenen van documenten zoals contracten, medicijnverklaringen en incassomachtigingen was tot voor kort echter nog een handmatig proces. ‘Veel van onze klanten vereisen dat een contract wordt ondertekend door beide ouders of verzorgers. Dan heb je te maken met een heel ingewikkeld proces dat zomaar twee weken in beslag kan nemen en in die periode kan een beschikbare plaats niet worden opgevuld.’

Zowel Cornelissen als enkele klanten van Flexkids waren van mening dat het proces van het ondertekenen van documenten moest worden versneld. De oplossing werd gevonden in Ondertekenen.nl van Evidos, een online dienst voor het ondertekenen van documenten die volledig werd geïntegreerd in de software van Flexkids. ‘Daarmee reduceren we de doorlooptijd van een aanbieding van twee weken naar twee minuten’, stelt Cornelissen. Het zelf ontwikkelen van een functionaliteit zoals die wordt geboden door Ondertekenen.nl, was voor Flexkids geen optie. ‘Het ontwikkelen van de ‘achterkant’ zou ons teveel tijd hebben gekocht en afleiden van onze kernactiviteit, namelijk het ontwikkelen van software waarmee kinderopvangorganisaties hun processen kunnen optimaliseren.’

Intuïtief proces

Bij het digitaal ondertekenen van een document zet de ondertekenaar zijn elektronische handtekening door een gewone elektronische ‘krabbel’ in het document te plaatsen, of door het invoeren van de inloggegevens die ook worden gebruikt voor de toegang tot het Flexkids-klantportaal. De op deze manier geplaatste handtekening heeft dezelfde juridische waarde als de handgeschreven handtekening.

Binnen Flexkids werkt digitaal ondertekenen zeer intuïtief. ‘Een medewerker van een kinderopvangorganisatie kan zelf een sjabloon voor een bepaald type document definiëren. De medewerker maakt het document vervolgens op door bijvoorbeeld aan te geven welke gegevens erop moeten staan, of de ontvanger moet tekenen en waar de handtekening moet worden geplaatst. Daarna kan het document heel eenvoudig in het ondertekenproces worden ingeschoten.’ De klant ontvangt vervolgens een e-mail om het document binnen een beveiligde omgeving te ondertekenen. Ook heeft de ontvanger de optie om het document af te wijzen.

Naadloze integratie

Om het gebruik van de mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen zo eenvoudig mogelijk te maken, was een naadloze integratie van Ondertekenen.nl een belangrijk uitgangspunt. ‘Het onderscheidende vermogen ligt in die integratie. De gebruiker moet binnen de Flexkids-software zelf het soort document – zoals een incassomachtiging of een nieuw contract – kunnen definiëren en vervolgens kunnen inschieten in het ondertekenproces.’ ‘Het belang van een naadloze integratie werd gelukkig ook ingezien door Evidos’, vervolgt Cornelissen. ‘Om de integratie mogelijk te maken, waren er nog enkele aanpassingen in de software nodig.’ Kick Willemse, directeur van Evidos en Ondertekenen.nl: ‘Wij werken graag samen met softwarepartners in een speciale niche, en dragen er dan ook zorg voor dat het ondertekenproces optimaal wordt geïntegreerd in de branchespecifieke workflow van de softwarepartner. Ook in dit geval hebben we gezorgd voor een optimale werking van digitaal ondertekenen binnen de software van Flexkids.’

‘Onze inschatting is dat zeker driekwart van onze klanten gebruik gaat maken van deze nieuwe mogelijkheid’, zo voorspelt Cornelissen. ‘Onze klanten zijn altijd op zoek naar innovatie. Digitaal ondertekenen is een mooi voorbeeld van innovatie en zal een grote acceptatie kennen.’ Kick Willemse: ‘Met www.ondertekenen.nl kan iedereen binnen de kinderopvang aan de slag met de digitale handtekening, direct via ons portaal of via een integratie met de kinderopvangsoftware’.

Voorkom onnodig printen, scannen, faxen en gegevens overtypen.
Verlies geen tijd met het wachten op papieren handtekeningen.

Afspraak

Evidos Nieuws

Alle nieuwsberichten bekijken
Aanmelden nieuwsbrief
Blijf op de hoogte met onze nieuwsbrief.