Hogescholen bieden diverse praktijkgerichte opleidingen aan en een kenmerkend onderdeel van zo’n opleiding is dat studenten stage gaan lopen ter voorbereiding op hun verdere loopbaan. Dit betekent dat hogescholen te maken krijgen met een grote documentenstroom, in de vorm van een stageovereenkomst of een praktijkovereenkomst. Deze overeenkomsten moeten zowel door studenten als stagebegeleiders en stagebedrijven worden ondertekend. Met de implementatie van de digitale ondertekenoplossing van Evidos (Ondertekenen.nl) is dit proces bij de Hogeschool Utrecht teruggebracht van uren naar enkele minuten.

Een aantal jaar geleden heeft de Hogeschool Utrecht (HU) de beslissing gemaakt om investeringen in het onderwijs en technische ondersteuning beter in balans te brengen. Door te investeren in technische hulpmiddelen is er minder personeel benodigd om deze ondersteuning mogelijk te maken. De HU telt tussen de 35.000 en 40.00 studenten, die in hun vierjarige opleiding gemiddeld twee tot drie keer stage lopen. Dit betekent een stroom van duizenden documenten die elk jaar meerdere handtekeningen nodig hebben. Vooral voor studenten levert het digitaliseren van dit proces een tijdswinst op. Voorheen moest de student het contract op de stageplek laten ondertekenen en vervolgens fysiek naar de HU reizen om ook een handtekening van de stagebegeleider te verkrijgen. Dit proces was erg omslachtig en kostte alle stakeholders onnodig veel tijd.

Evidos heeft een integratie met Formsengine.io, onderdeel van MyCubes, en in samenwerking met deze partij is het mogelijk om via een webformulier het contract automatisch te laten genereren. De student vult online de gegevens in, zet zijn of haar handtekening onder de overeenkomst en stuurt deze via de mail door naar het stagebedrijf en stagebegeleider op de HU. Het project is eind 2017 gestart en de eerste versie is een half jaar later in gebruik genomen. Daarna was het een kwestie van finetunen en optimaliseren. Alle betrokken partijen zijn na een uitgebreide evaluatie erg tevreden over de oplossing. Het zorgt voor aanzienlijke kosten- en tijdsbesparingen.

Voor meer informatie kan de volledige klantcase worden gedownload.

Hogeschool Utrecht

Meer weten?

Wilt u meer weten over de oplossingen voor digitaal ondertekenen en digitaal identificeren van Evidos?
Neem dan contact ons op

Share This