5 eenvoudige stappen naar het paperless office

Het paperless office gaat uit van het principe dat documenten binnen de organisatie zoveel mogelijk digitaal worden aangeboden. Dat is overzichtelijker, kosteneffectiever en beter voor het milieu. Hier zijn 5 stappen om jouw kantoor papierloos te maken.

De digitalisering is al enkele decennia bezig, maar nog steeds worden de meeste organisaties bedolven onder een berg papier. Volgens onderzoek van Viadesk printen Nederlandse leidinggevenden alleen al 26,1 pagina’s per dag, of 28,6 kilo papier per jaar. De kosten voor papier, inkt en vervangende printeronderdelen tellen dan aardig op. Al die vellen moeten bovendien worden geordend en gearchiveerd. Dat kost tijd en gaat vaak mis. Het opzetten van een paperless office gaat verder dan het scannen van alle documenten. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn, zoals deze 5 maatregelen laten zien:

1. Maak de medewerkers warm

Documenten kunnen digitaal zijn, maar de mens blijft analoog. Zeker in het begin kunnen teamleden bezwaren hebben tegen het voorgestelde paperless office. Zo vinden veel medewerkers papier ‘fijner lezen’.

Maar het paperless office heeft grote voordelen voor medewerkers. Documenten zijn veel eenvoudiger te vinden en ook buiten het kantoor beschikbaar. Van deze voordelen worden de meeste medewerkers enthousiast, en dan went het paperless office snel.

2. Vraag e-documenten aan

Een groot deel van de papierberg komt van partijen als banken, verzekeraars en de overheid. Ook sturen veel leveranciers hun facturen nog steeds per post. Dit is vrijwel altijd onnodig. Waarom moet een factuur of informatiebrief op papier staan?

Inmiddels bieden de meeste organisaties de mogelijkheid om al hun communicatie digitaal te sturen. Dat doen ze echter pas als je er specifiek om vraagt.

3. Onderteken digitaal

Veel documenten eisen een handtekening. Dat resulteert in het heen en weer sturen van overeenkomsten, meestal in tweevoud. Bijkomend nadeel is dat papieren documenten langer blijven liggen omdat er meer handelingen nodig zijn. Naast het ondertekenen moet je ze ook weer terugsturen, wat kosten met zich meebrengt.
Gelukkig zijn ook hier oplossingen voor ontwikkeld. Evidos biedt bijvoorbeeld Ondertekenen.nl. De ontvanger krijgt daarbij via e-mail een ondertekenverzoek en kan dat met één klik uitvoeren. Omdat alles digitaal beschikbaar is, heeft iedereen beter zicht op de belangrijke documenten en is het risico op kwijtraken zeer klein.

4. Overweeg een beheersysteem

Het is hoe dan ook een goed idee om interne documenten beschikbaar te stellen via een gedeelde netwerkmap. Medewerkers kunnen dan snel bij de informatie die ze nodig hebben, ook als ze buiten de deur werken. Maar om de digitale omgeving optimaal te benutten, is een goed beheersysteem raadzaam. Het maakt documenten beter vindbaar. Bovendien is het veiliger. Zo kunnen specifieke bestanden worden beveiligd om ervoor te zorgen dat alleen bevoegden er toegang tot hebben.

5. Ontmoedig printergebruik

Natuurlijk zal de printer in bepaalde gevallen nodig zijn. Maar een succesvol paperless office nodigt niet uit om documenten af te drukken. Daar kan heel eenvoudig voor worden gezorgd door het aantal printers op kantoor terug te brengen en per printer minder papier beschikbaar te stellen. Voor het geval dat het noodzakelijk is om afdrukken te maken, moeten besparende opties zoals dubbelzijdig en in zwart-wit printen standaard aan staan.

 

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van het digitaal ondertekenen of digitale identiteitsverificatie in uw organisatie?
Neem dan contact ons op, wij vertellen u graag meer.